为规范我协会印章管理,特制定以下规章制度。

第一条 印章是协会经营管理活动中行使职权,明确协会各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特制定如下协会印章使用与管理条例。

   第二条 公司印章包括:公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章。

   第三条 刻印

   1、新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的办公室管理人员负责刻制,交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。

   2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经秘书长核准后送人事行政部刻制。

第四条 印章的使用

   1、任何部门在启用印章前,均需到人事行政部办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。

   2、公章由人事行政办公室主任或专人保管。各部门需要盖公章的文件、通知等,须到人事行政部领取并填写《印章使用申请表》,由人事行政部办公室主任核准,并在《印章使用申请表》中签字,涉及到人事调动盖章的,还需秘书长同意。

   3、合同章:合同章由人事行政部保管。主要用于公司签订各类对外合同,盖章前须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,由人事行政部经理审批并在《印章使用申请表》中签字,秘书长同意后方可盖章。

   4、法人私章:法人私章由公司银行出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

   5、财务章:由财务部经理保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章,发票专用章由财务部专人保管。

6、其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。

7、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理,不得损毁或遗失。

第五条 印章的废止、更换

   1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,由秘书长核准后交由人事行政部统一废止或缴销。

   2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》,由秘书长核准并签批遗失处理办法后,交由人事行政部按批示处理,如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。

   3、更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《废止申请单》,秘书长理核准后,交由人事行政部按批示处理,并填写《印章制发申请表》申请新的印章。

   第六条 印章保管人的责权

   对于协会主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:

   1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。

   2、公章、财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任;未经审批同意擅自使用的,保管人对使用结果负全部责任并按公司有关规定进行处分。

   3、法人私章的保管者是出纳,既是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。

第七条 严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。

第八条 协会高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带协会印章出差的,须经协会秘书长审批并及时归还。

第九条 开具个人相关证明,需由分管领导担保签批后方能使用,如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

   第十条 协会印章只适用于与协会相关业务,不得从事有损协会利益之行为。

第十一条 所有印章的使用,必须严格执行协会的印章使用规定,做好申请和使用登记。如违规使用出现问题,后果自负,给协会造成损失的,协会将依法追究其法律责任。